SEGNALAZIONI WHISTLEBLOWING

In recepimento del Decreto Legislativo 10 marzo 2023, n. 24, Colma S.r.l. si è dotata dei prescritti canali per la ricezione e la gestione delle segnalazioni denominate “whistleblowing”.

Chi può segnalare?

• I soci e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto, presso Colma S.r.l.;
• i lavoratori subordinati, i tirocinanti, i lavoratori autonomi, i liberi professionisti ed i consulenti che prestano la propria opera presso Colma S.r.l.;
• soggetti che hanno rivestito i ruoli sopra indicati in passato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto, o soggetti con i quali il rapporto non è ancora sorto (per esempio i candidati alla selezione del personale o i dipendenti durante il periodo di prova).

Cosa si può segnalare?

Oggetto della segnalazione sono tutti i comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della Società, di cui il segnalante sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo, consistenti in:

• illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali ovvero degli atti nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea in materia di appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
• atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione europea di cui all’art. 325 del Trattato sul Funzionamento dell’Unione Europea; atti od omissioni riguardanti il mercato interno, di cui all’art. 26, par. 2, T.F.U.E. (comprese le violazioni in materia di concorrenza e di aiuti di Stato e quelle in materia di imposta sulle società);
• atti o comportamenti che, pur non integrando un illecito, vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione nei settori sopra indicati.

Per completezza si rimanda al D. Lgs. 24/2023

Sono escluse le segnalazioni legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante, che attengono esclusivamente a rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate.

Contenuto della segnalazione

La segnalazione deve contenere i seguenti elementi:

• l’identità del soggetto che effettua la segnalazione;
• la descrizione chiara e completa dei fatti oggetto di segnalazione;
• le circostanze di tempo e di luogo in cui i fatti sono stati commessi;
• le generalità o gli altri elementi che consentano di identificare il/i soggetto/i che ha/hanno posto in essere i fatti segnalati;
• l’indicazione di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
• l’indicazione di eventuali documenti che possano confermare la fondatezza di tali fatti;
• ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.

Il segnalante deve fornire tutti gli elementi utili affinché si possa procedere alle verifiche ed agli accertamenti a riscontro della fondatezza dei fatti segnalati.

I canali di segnalazione

Colma S.r.l. ha affidato la gestione del canale di segnalazione interna ad un soggetto esterno in possesso del requisito di autonomia rispetto agli Organi Sociali ed agli Apicali, al fine di assicurare che le segnalazioni vengano gestite in maniera adeguata e conforme alle disposizioni del Decreto.

Per effettuare una segnalazione possono essere utilizzati i seguenti canali:

• Posta raccomandata in busta chiusa avente all’esterno la dicitura “RISERVATA”/”PERSONALE”, indirizzata all’Avv. Giacomo Grazioli, Via Vittorio Veneto n. 26 – 80059 – Torre del Greco (NA). Per assicurare tutela alla riservatezza del segnalante, come suggerito da ANAC, è opportuno che i dati identificativi del segnalante vengano separati da quelli relativi al contenuto della segnalazione, ed inseriti in differenti buste chiuse. Entrambe le buste chiuse (ovvero, busta n. 1 contenente i dati identificativi e la fotocopia del documento di riconoscimento del segnalante; busta n. 2 contenente la segnalazione) dovranno essere, quindi, inserite in altra busta chiusa avente all’esterno la dicitura di cui sopra.
• Contattando il numero 0818811280, recapito telefonico dello Studio Legale dell’avv. Giacomo Grazioli, chiedendo un incontro diretto con il professionista, che dovrà essere fissato entro un termine ragionevole, ovvero entro 15 giorni dalla richiesta

Tutele per il segnalante

È garantita la riservatezza del segnalante. Salvo consenso espresso del segnalante non potranno essere rivelati i suoi dati identificativi a persone diverse da quella competente a ricevere e a dare seguito alla segnalazione. Tale divieto riguarda anche tutti gli elementi della segnalazione dai quali si possa ricavare, anche indirettamente, l’identificazione del segnalante.

È vietata ogni forma di ritorsione ossia «qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione che provoca o può provocare alla persona segnalante, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto» (a titolo esemplificativo ma non esaustivo: licenziamento, sospensione, retrocessione di grado o mancata promozione, discriminazione o trattamento sfavorevole, adozione di sanzioni disciplinari, etc…).

Informativa ai sensi della normativa sulla protezione dei dati personali – Whistleblowing

Ai sensi dell’art.13 del Regolamento (UE) n. 2016/679 (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati, di seguito GDPR) e del D. Lgs. 24/2023 Colma S.r.l. (di seguito anche il Titolare o la Società) fornisce l’informativa sui trattamenti dei dati personali effettuati in relazione alla gestione delle segnalazioni disciplinate dalla Procedura Whistleblowing adottata dalla Società.

• Categorie di dati personali

I dati personali oggetto di trattamento potranno riguardare le seguenti categorie:

• Dati personali comuni, di cui all’art. 4, punto 1, del GDPR, del segnalante nonché di eventuali persone coinvolte o menzionate nella segnalazione e facilitatori, come definiti dalla Procedura Whistleblowing (di seguito “Interessati”), quali:

1. dati anagrafici (ad es. nome, cognome, data e luogo di nascita);
2. dati di contatto (es. numero telefonico fisso e/o mobile, indirizzo postale/e-mail);
3. rapporto esistente con l’azienda (dipendente, collaboratore, ecc.) e se il rapporto è in essere, oppure se si è concluso oppure se non è stato avviato.

Il Titolare invita l’Interessato a non fornire i propri dati personali rientranti nella categoria dei dati particolari ex art. 9 del GDPR (come, ad esempio, i dati idonei a rilevare l’appartenenza a categorie protette), qualora non strettamente necessari allo scopo della segnalazione, e/o dati giudiziari ai sensi dell’art. 10 del GDPR.

In attuazione del principio di finalità e di minimizzazione dei dati personali ai sensi dell’art. 5 GDPR, i dati personali che non saranno manifestamente utili per il trattamento della segnalazione non saranno raccolti e, in caso di raccolta meramente accidentale, saranno immediatamente eliminati.

• Finalità del trattamento e relativa base giuridica

I suddetti dati personali sono trattati dal Titolare per le seguenti finalità:

1. gestione della segnalazione effettuata ai sensi del D. Lgs. n. 24/2023;
2. adempimento di obblighi previsti dalla legge o dalla normativa comunitaria;
3. difesa o accertamento di un proprio diritto in contenziosi civili, amministrativi o penali.

La base giuridica del trattamento è costituita:

• per la finalità di cui alla lettera a), dall’adempimento di un obbligo legale a cui è soggetto il Titolare del trattamento (art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR); inoltre, per le segnalazioni raccolte in forma orale, dal consenso del segnalante (art. 6, par. 1, lett. a) del GDPR);
• per le finalità di cui alla lettera b), dall’adempimento di un obbligo legale a cui è soggetto il Titolare del trattamento (art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR).
• per le finalità di cui alla lettera c), dal legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR)

Il conferimento dei dati è necessario per il conseguimento delle finalità di cui sopra. Il loro mancato, parziale o inesatto conferimento potrebbe avere come conseguenza l’impossibilità di gestire la segnalazione.

Si precisa che l’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, non può essere rivelata, senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse dal Gestore del canale.

• Conservazione dei dati personali

Colma S.r.l. conserva i dati personali nei termini previsti dall’art. 14 del D. Lgs. n. 24/2023, cioè per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque per non oltre 5 anni a decorrere dalla data di comunicazione dell’esito finale della segnalazione.

I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati tempestivamente.

• Modalità e logica del trattamento

I trattamenti dei dati sono effettuati manualmente e/o attraverso strumenti automatizzati informatici e telematici con logiche correlate alle finalità sopraindicate e, comunque, in modo da garantirne la sicurezza e la riservatezza.

Il sistema di gestione delle segnalazioni garantisce, in ogni fase, la riservatezza dell’identità del segnalante, delle persone coinvolte e/o comunque menzionate nella segnalazione, del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione, fatto salvo quanto previsto dall’art. 12 del D. Lgs. n. 24/2023.

• Titolare, DPO e categorie di persone autorizzate al trattamento dei dati in Colma S.r.l.

Il Titolare del trattamento dei dati personali è Colma S.r.l., con sede in Viale Generale Carlo Alberto dalla Chiesa n. 8 – 80059 – Torre del Greco (NA).

Il Titolare ha nominato un Data Protection Officer, contattabile al seguente indirizzo: Colma S.r.l., Viale Generale Carlo Alberto dalla Chiesa n. 8 – 80059 – Torre del Greco (NA); oppure inviando una e-mail a: a.frulio@colmasrl.it oppure info@colmasrl.it. L’elenco aggiornato dei dati di contatto del DPO è consultabile sul sito www.colmasrl.com, link Privacy.

Il Titolare ha nominato responsabile del processo di gestione delle segnalazioni un soggetto esterno, l’avv. Giacomo Grazioli, il quale è altresì responsabile del trattamento dei dati personali ed è autorizzato al trattamento degli stessi. L’avv. Giacomo Grazioli ha ricevuto al riguardo adeguate istruzioni operative.

• Periodo di conservazione dei dati

I dati personali inerenti alle segnalazioni saranno conservati per il tempo strettamente necessario al trattamento della segnalazione stessa, conformemente a quanto previsto dagli obblighi di legge o comunque per consentire al Titolare la tutela dei diritti ed interessi propri o di terzi (es. difesa in giudizio).

Ad ogni modo, decorsi 5 (cinque) anni dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, i dati personali saranno definitivamente distrutti o anonimizzati irreversibilmente e in modo sicuro.

• Diritti degli interessati

L’interessato, nelle persone del segnalante o del facilitatore, ha diritto di accedere in ogni momento ai dati che lo riguardano e di esercitare i diritti previsti dagli articoli da 15 al 22 del GDPR, per quanto applicabili (diritto di accesso ai dati personali, diritto a rettificarli, diritto di ottenerne la cancellazione o cd. diritto all’oblio, il diritto alla limitazione del trattamento, il diritto alla portabilità dei dati personali o quello di opposizione al trattamento).

Gli interessati possono esercitare i diritti sui dati attraverso gli strumenti di comunicazione sopra comunicati. Inoltre, l’interessato ha diritto di proporre un reclamo al Garante della protezione dei dati personali.

I suddetti diritti non sono esercitabili dalla persona coinvolta o dalla persona menzionata nella segnalazione, per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, ai sensi dell’art. 2-undecies del Codice Privacy in quanto dall’esercizio di tali diritti potrebbe derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla tutela della riservatezza dell’identità della persona segnalante.